Verplaatsing van de maatschappelijke zetel van een BV in België

Wat is een zetelverplaatsing?

De maatschappelijke zetel is het wettelijke adres van uw BV, ingeschreven in de KBO en tegenwerpelijk aan derden (administratie, fiscus, justitie). Verplaatsen betekent dat adres officieel wijzigen — bijvoorbeeld van een privéwoning naar een domiciliëringsadres, of van de ene gemeente naar de andere. De verrichting valt onder het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV).

Wie beslist en welke formaliteiten?

Sinds het WVV kan, als de statuten enkel het gewest vermelden (en niet het volledige adres), het bestuursorgaan (de bestuurder of de raad) de verplaatsing binnen hetzelfde taalgebied alleen beslissen, zonder notaris. Vermelden de statuten het precieze adres, of gaat het naar een ander taalgebied, dan kan een statutenwijziging bij notariële akte en een beslissing van de algemene vergadering nodig zijn.

• Beslissing van het bestuursorgaan (of AV volgens de statuten)
• Bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad
• Update van de KBO (en van de btw indien van toepassing)

De stappen van de verplaatsing

In de praktijk volgt de verplaatsing een logische volgorde. Houd rekening met de publicatietermijnen en verwittig uw contacten zodat geen officiële post nog op het oude adres toekomt.

• 1. Akkoord voor het nieuwe adres verkrijgen (huur of domiciliëringscontract)
• 2. De verplaatsingsbeslissing notuleren (verslag van het bevoegde orgaan)
• 3. Neerleggen en publiceren in het Belgisch Staatsblad
• 4. KBO, btw, banken, verzekeringen en contracten bijwerken

Verplaatsen naar een domiciliëringsadres

Veel bestuurders grijpen de verplaatsing aan om hun privéadres te verlaten en een professioneel domiciliëringsadres te kiezen: geloofwaardiger imago, bescherming van de privacy en postbeheer inbegrepen. Het domiciliëringscontract dient als bewijs van gebruik van de nieuwe zetel.